Grafik dyżurów w Excelu wystarcza, dopóki w placówce jest kilkanaście dyżurów w miesiącu i jedna osoba układa je sama. Gdy rośnie liczba oddziałów, zamian i wersji pliku, arkusz przestaje pilnować odpoczynku i limitu godzin. Ten artykuł pokazuje sygnały, że czas na narzędzie, i co przenieść z arkusza.
Zalety arkusza
Arkusz jest znany, tani i elastyczny. Dla małego zespołu i prostych dyżurów często wystarcza.
Kiedy robi się trudno
Gdy zespół rośnie, pojawia się kilka wersji pliku i nikt nie wie, która jest aktualna. Trudno też szybko sprawdzić, czy ktoś ma 11 godzin odpoczynku i czy średnia godzin nie przekracza 48 tygodniowo.
Dziury w grafiku widać dopiero tuż przed dyżurem.
Co dodaje grafik online
Jedna wersja dla wszystkich, role, ostrzeżenia o odpoczynku i limicie oraz zestawienia godzin do rozliczeń. Dziury można wystawić jako wolne dyżury i dotrzeć do lekarzy z regionu.
Zobacz grafik dyżurów i program do grafiku pracy.
Eksport do Excela
Przejście na narzędzie nie wyklucza arkusza. Grafik można wyeksportować do Excela i PDF, na przykład na potrzeby kadr.
Typowe problemy z arkuszem
Wiele osób edytuje plik jednocześnie, formuły psują się po dodaniu wiersza, a uprawnienia ograniczyć trudno. Osobny arkusz dla każdego oddziału utrudnia obraz całości.
Arkusz nie powiadomi też lekarzy o wolnych dyżurach ani nie roześle ich do osób z pasującą specjalizacją.
Płynne przejście
Zacznij od przeniesienia jednego oddziału i porównaj wynik z arkuszem przez miesiąc. Wyeksportuj grafik do Excela, jeśli kadry nadal tego potrzebują.
Po miesiącu zwykle widać, ile czasu zaoszczędziło ostrzeganie o odpoczynku i dziurach w obsadzie.
Czego nie zastąpi arkusz
Arkusz nie roześle wolnego dyżuru do lekarzy z regionu ani nie pokaże statystyk zgłoszeń. Nie ostrzeże też o naruszeniu odpoczynku w chwili wpisania dyżuru.
Dlatego placówki z kilkoma oddziałami zwykle przechodzą na grafik online, zachowując eksport do Excela.
Jak podjąć decyzję
Policz, ile czasu zajmuje układanie grafiku i ile razy w miesiącu łatasz dziury telefonami. Kalkulator na stronie dla placówek pomoże porównać koszty. Plany zaczynają się od cennika.
Kiedy arkusz wystarcza, a kiedy zawodzi
Arkusz sprawdza się, gdy grafik układa jedna osoba, dyżury są stałe, a lekarze pracują tylko w jednej komórce. Zmiany wprowadzasz sam, więc nie ma sporu o to, która wersja pliku jest aktualna.
Problemy zaczynają się, gdy grafik czyta i poprawia kilka osób albo gdy lekarze zamieniają się dyżurami. Wtedy w obiegu są dwa lub trzy pliki, a naruszenie 11 godzin odpoczynku wychodzi dopiero po fakcie.
- Dwie osoby edytują ten sam plik i nadpisują sobie zmiany
- Brakuje historii, kto i kiedy zamienił dyżur
- Formuły do odpoczynku trzeba przepisywać po każdej zmianie układu
- Dziury w obsadzie widać dopiero przy ręcznym przeglądzie
- Lekarz pracujący w dwóch oddziałach ma dwa osobne arkusze
Zanim zmienisz narzędzie, spisz własne zasady: minimalny odpoczynek, limit godzin w okresie rozliczeniowym i kto zatwierdza zamiany. Te same zasady wpiszesz później do programu, więc praca nie przepada.
Przy przenoszeniu zacznij od jednego oddziału i jednego miesiąca. Porównaj wynik z dotychczasowym arkuszem, a dopiero potem dodawaj kolejne komórki. Gotowy grafik nadal możesz wyeksportować do Excela i PDF na potrzeby kadr lub dyrekcji.
Podsumowanie
Arkusz jest dobry na początek, ale kończy się tam, gdzie zaczyna się wiele osób, zamiany i kontrola odpoczynku. Jeśli co miesiąc poprawiasz grafik po fakcie albo szukasz właściwej wersji pliku, to znak, że czas przenieść zasady do narzędzia. Zacznij od jednego oddziału, porównaj wynik z arkuszem i zachowaj eksport do Excela dla kadr.
Znajdź dyżur albo obsadź własny
Lekarz znajdzie oferty z terminem składania i włączy powiadomienia, a placówka opublikuje dyżury i roześle je do lekarzy z regionu.